ORGANISATION DES CONGRES SAFO

HISTORIQUE ET CHRONOLOGIE DES THEMES TRAITES LORS DES CONGRES DE LA S.O.A.O ET DE LA S.A.F.O

CHARGES DU CONGRES

            Le pays organisateur a la charge exclusive de l’organisation du congrès. Cette organisation comporte plusieurs chapitres.

1. Logistique

            Le congrès accueille l’ensemble des séances de l’organisation.

            Ce chapitre est important et comporte :

La mise à disposition de salles pour les cérémonies solennelles, officielles : Séance d’ouverture et de clôture.

La mise à disposition de salles pour les séances scientifiques.

La mise à disposition de moyens modernes de communications didactiques Etc…

2. Secrétariat

            Ce volet assure la préparation administrative du congrès avec une intense sensibilisation en collaboration avec le Secrétaire Général Permanent.

            Il comporte :

       –  Confection de sacs

–  Confection de badges

–  Lettres d’informations nationales et internationales

–  Affiches, programme et autres types d’information

–  Attestation de participation

–  Attestation de membre

–  Attestation de communication

3. Comité scientifique

            Il assure le recueil des communications et élabore le pré-programme et le programme définitif en collaboration avec le secrétariat.

           Il organise la programmation des communications.

4. Hébergement

            En pratique, chaque congressiste prend en charge ses frais d’hébergement.

Mais le comité d’organisation doit assurer aux congressistes les informations nécessaires relatives à l’hébergement.

            Compte tenu des difficultés de moyens financiers auxquels sont confrontés la majorité de nos membres, le comité s’efforcera de trouver des conditions d’hébergement accessibles aux membres de la SAFO.

            Le problème de l’hébergement étant l’un des obstacles à la motivation des congressistes, le comité peut dans la mesure de ses moyens contribuer en donnant des forfaits d’aide. Il peut en outre proposer des hébergements dans des sites particuliers.

5. Restauration

            Le congrès assure la restauration sous les volets suivants :

–    Pause café

–    Déjeuner des jours de congrès

–    Dîner gala

Cependant, des partenaires peuvent proposer des invitations les soirs.

            La Société organisatrice peut mais n’est pas obligée de meubler les soirs.

6. Transport

                        –    Transport international

            Chaque congressiste assure l’achat de son titre de transport, cependant dans la mesure du possible, le congrès peut négocier avec les compagnies de transport pour offrir des tarifs particuliers.

                        –    Transport des congressistes lors du congrès

                                    * Des cars de ramassage seront proposés

7. Communication

            Les informations relatives au congrès et à la SAFO en général doivent être faites sur sites internet en plus de autres moyens de communications, téléphone, lettre, fax etc..

 Le site officiel de la SAFO est le suivant : Site web : safo-info.org

Ce site doit recevoir toutes les informations à travers le secrétariat général ou directement.

La société nationale du pays hôte peut cependant amplifier les moyens d’informations en créant un site au nom de la société nationale.

Tous les deux sites doivent servir de support à l’information concernant la SAFO et le congrès.

8. Cas particuliers des invités SFO

            Dans la relation de coopération SFO – SA.FO, il est prévu que la SAFO reçoive trois (03) invités orateurs proposés par le Conseil d’Administration de la SFO.

            Les titres de transports de ces 3 invités sont à la charge de la SFO.

            L’hébergement et le séjour des invités dans le pays organisateur sont à la charge de la société nationale qui reçoit.

 RESSOURCES DU CONGRES

________________

            1/ Les ressources propres du congrès : Ils sont d’ordres variés

Les frais d’inscription sont encaissés par la société nationale organisatrice pour son budget.

Les cotisations qui s’élèvent à la somme forfaitaire de 300.000 F.CFA par société sont recueillies par le trésorier général pour le budget de fonctionnement du siège.

            2/ Les contributions des laboratoires et autres partenaires

                        –    Prix d’un stand

Il est variable, en moyenne entre 750.000 et 1.000.000 F.CFA.

Il est à la discrétion du comité d’organisation du pays qui reçoit.

–   Contributions spécifiques

Confection de sacs, de programme, prise en charge de pause café, déjeuner, du dîner gala et autres repas et de la location de salles etc.…

            3/ Apports des pays qui reçoivent

            Généralement, l’organisation du congrès de la SAFO est proposée par la Société nationale qui organise en projet présenté au Conseil des Ministres du pays.

            Dans certains pays, le Gouvernement apporte un appui logistique et financier.

                                                               Secrétaire Général Permanent

                                                                                   de la SAFO

                                                                   Professeur FANNY Adama

 
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